Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft
office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template
nya sama namun tujuan penerimanya berbeda.
Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.
Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.
Langkah-langkah membuat Mail merge:
1. Siapkan dokumen word yang
sebelumnya sudah diatur kerapihannya
2. Untuk langkah awal pilih
“Mailings”, lalu pilih “Select Recipients”, Selanjutnya Pilih “Type new list..”
3. Pada langkah ini terdapat Field
dan Record, Untuk mengubah Field Pilih “Cutomize Columns..”
4. Hapus satu persatu fieldnya, Dengan
cara pilih “Delete” terus “Yes”
5. Setelah terhapus semua
fieldnya, untuk membuat field baru Pilih “Add”, Setelah itu Tulis nama field
yang di inginkan lalu jika selesai pilih “OK”, Selanjutnya isi Record nya.
Untuk pindah ke kolom ataupun pindah baris tekan tombol TAB pada PC anda.
Setelah selesai pilih “OK”
6. Lanjutttt... Masih
semangatt??? Nah setelah itu pilih pilih menyimpanan Database, dengan syarat
File database dan file wordnya di simpan satu Folder. Tekan “save”
Ini dia contohnya file database
dan word dalam satu folder
Lahhh ni dia kalau file database
dibuka
7. Sabarr bentar lagi kelar
bossss... SELANJUTNYA pilih “Insert Marge Field”, lalu pilih klik nama untuk di
munculkan dimana kursor berada, ketika sudah tampil field nama perlakukan sama
juga untuk field lainnya.
8. Lanjuttt gann,, Ngopi dulu
biar ga ngantuk.. Nahhhhhhh sudah muncul semua field yang kita buat.
Selanjutnya untuk melihat hasilnya pilih “Preview Result”.
Untuk Print file word ini Cara
- pertama:
Manual, seperti biasa pilih logo Word,
terus pilih Print > Print Terus OK.
Nah tanda navigasi (‹›) ini untuk mengganti surat dengan identitas lain
trus ulangi untuk mengeprint document.
- kedua:
Pilih finish & Merge, lalu
pilih Edit individual document...
Muncul jendela Merge to New
Document, Pilih “all” Jika pengen semua document di Print. Lalu tekan “OK”.
Nahh ini dia jadi banyak kan??
Selanjutan kalau untuk print sama seperti langkah pertama pilih logo
Word, terus pilih Print > Print Terus OK. Langkah ini lebih praktis
tenimbang langkah pertama.
9. Untuk mengedit Record atau pun
merubah field, pilih “Edit Recipient List” lalu muncul jendela dibawah ini
nihh, untuk merubah pada kolom data source, lalu pilih file database lalu tekan
“Edit”.
Kalau selesai mengedit, pilih “OK” lalu “Yes” terus tekan “OK”.
