Langkah - Langkah Membuat Mail Merge Pada MS. Word 2007

Posted by : Unknown Jumat, 31 Mei 2013

Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda.
Contoh contoh mail merge ini adalah membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda. Nah inilah salah satu fungsi mail merge.

Langkah-langkah membuat Mail merge:

1. Siapkan dokumen word yang sebelumnya sudah diatur kerapihannya

2. Untuk langkah awal pilih “Mailings”, lalu pilih “Select Recipients”, Selanjutnya Pilih “Type new list..”

3. Pada langkah ini terdapat Field dan Record, Untuk mengubah Field Pilih “Cutomize Columns..”

4. Hapus satu persatu fieldnya, Dengan cara pilih “Delete” terus “Yes”

5. Setelah terhapus semua fieldnya, untuk membuat field baru Pilih “Add”, Setelah itu Tulis nama field yang di inginkan lalu jika selesai pilih “OK”, Selanjutnya isi Record nya. Untuk pindah ke kolom ataupun pindah baris tekan tombol TAB pada PC anda. Setelah selesai pilih “OK”

6. Lanjutttt... Masih semangatt??? Nah setelah itu pilih pilih menyimpanan Database, dengan syarat File database dan file wordnya di simpan satu Folder. Tekan “save”

Ini dia contohnya file database dan word dalam satu folder

Lahhh ni dia kalau file database dibuka

7. Sabarr bentar lagi kelar bossss... SELANJUTNYA pilih “Insert Marge Field”, lalu pilih klik nama untuk di munculkan dimana kursor berada, ketika sudah tampil field nama perlakukan sama juga untuk field lainnya.

8. Lanjuttt gann,, Ngopi dulu biar ga ngantuk.. Nahhhhhhh sudah muncul semua field yang kita buat. Selanjutnya untuk melihat hasilnya pilih “Preview Result”.

Untuk Print file word ini Cara

- pertama:

Manual, seperti biasa pilih logo Word, terus pilih Print > Print Terus OK. Nah tanda navigasi (‹›) ini untuk mengganti surat dengan identitas lain trus ulangi untuk mengeprint document.

- kedua:

Pilih finish & Merge, lalu pilih Edit individual document...

Muncul jendela Merge to New Document, Pilih “all” Jika pengen semua document di Print. Lalu tekan “OK”.

Nahh ini dia jadi banyak kan?? Selanjutan kalau untuk print sama seperti langkah pertama pilih logo Word, terus pilih Print > Print Terus OK. Langkah ini lebih praktis tenimbang langkah pertama.

9. Untuk mengedit Record atau pun merubah field, pilih “Edit Recipient List” lalu muncul jendela dibawah ini nihh, untuk merubah pada kolom data source, lalu pilih file database lalu tekan “Edit”.